Khi cần cả card và brochure trong ngày, hãy ưu tiên món phải có ở hoạt động đầu tiên và khó thay thế tại chỗ. Nếu nhân viên cần card để trao ngay khi đón khách, chốt lượng card cho nhóm trực đầu. Nếu buổi tư vấn cần brochure để khách xem mẫu và đối chiếu thông tin, ưu tiên brochure đủ cho các bàn bắt đầu trước. Ghi riêng lượng tối thiểu, giờ phải có hàng ở nơi dùng và phần chấp nhận nhận sau. Sau đó xác nhận với xưởng lịch bàn giao theo file và quy cách thực tế.
Xếp thứ tự theo cách hai ấn phẩm được sử dụng
Xấp danh thiếp in sẵn. Nguồn: Unsplash
Hãy lấy lịch hoạt động làm căn cứ. Một buổi gặp có thể bắt đầu bằng việc đón khách, tiếp tục bằng tư vấn và kết thúc bằng trao tài liệu. Nếu card dùng ở bàn đón, ghi ai cần card, mỗi người dùng mẫu nào và có thể nhận phần còn lại sau không. Nếu brochure dùng ở bàn tư vấn, xác định cần mỗi khách một bản hay có thể dùng chung một bản trên bàn ở lượt đầu. Hai cách sử dụng dẫn đến lượng cần trước khác nhau. Ghi số lượng theo người hoặc bàn để xưởng biết chính xác phần cần ưu tiên.
Tiếp theo, kiểm món nào có thể thay bằng tài liệu sẵn có trong thời gian ngắn. Nếu card đã có bản cũ với thông tin còn đúng, xác định ai có thể dùng tạm. Nếu brochure chứa hình và thông số đang được dùng để tư vấn, giữ những trang cần đối chiếu trong bản phải có trước. Với phần có thể dời, xác định mốc tiếp theo thay vì ghi chung “nhận sau”. Khi cả hai món phải trao cùng một khách, tính số bộ hoàn chỉnh cần có. Nhận nhiều card mà chưa có brochure tương ứng sẽ chưa giải quyết được nhu cầu của lượt đó.
Cuối cùng, xem tình trạng file và công đoạn. Card có thể cần chia theo tên, còn brochure có thể phải gấp và kiểm chiều mở. Nếu một file chưa duyệt, gửi file đã chốt cùng quy cách của phần đó và hỏi khả năng triển khai trước. Nếu cả hai file đã sẵn sàng, vẫn cần xác nhận thứ tự thực hiện với xưởng. Có trường hợp xưởng có thể xử lý hai món song song, có trường hợp phải bố trí theo giấy và công đoạn. Thứ tự sử dụng của khách là thông tin để xưởng lên phương án phù hợp.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Danh thiếp nền đen xếp chồng. Nguồn: Unsplash
Anh/chị cần card trước cho người trực hoặc đi gặp khách
Lập danh sách người dùng ở lượt đầu và số card cần cho từng người. Đánh dấu mẫu nào đã duyệt để tránh việc một mẫu còn sửa làm người nhận hiểu nhầm cả nhóm đang chờ.
Ghi nhãn bó bằng tên hoặc mã đã dùng trong file. Nếu cử người nhận hộ, gửi họ danh sách bó cần lấy trước và nơi giao từng bó.
Chốt mốc brochure tương ứng với lúc bắt đầu tư vấn hoặc trao tài liệu. Nếu cần brochure đặt sẵn trên bàn, tính thêm thời gian đưa vào và chia tại chỗ.
Anh/chị cần brochure trước hoặc phải trao đủ bộ
Ghi số bàn và cách dùng brochure, chẳng hạn mỗi bàn giữ một bản hoặc mỗi lượt khách nhận một bộ. Từ đó tính lượng thực sự phải sẵn sàng trước.
Chỉ rõ công đoạn cần giữ. Với brochure dàn theo từng mặt gấp, duyệt đúng thứ tự mở trước khi quyết định có thể thay quy cách hay không.
Nếu phải trao card cùng brochure, đặt số bộ cần trước làm yêu cầu bàn giao. Ghi card của nhóm nào đi kèm để có thể kiểm ngay khi nhận.
Chốt đơn theo mốc dùng và mức độ sẵn sàng
Tờ gấp mở ra trên bàn. Nguồn: Unsplash
Viết thứ tự hoạt động. Ghi giờ đón khách, giờ bắt đầu tư vấn và giờ trao tài liệu. Nêu nơi thành phẩm phải có mặt và người phụ trách nhận.
Tính lượng tối thiểu cho lượt đầu. Tách số cần theo người, bàn hoặc bộ. Nếu có phần dự phòng đã chuẩn bị, đối chiếu nội dung và số lượng trước khi tính vào.
Gửi tình trạng của từng file. Ghi tên PDF, khổ, số mặt và công đoạn hoàn thiện. Nếu có bản còn sửa, chỉ phần chưa duyệt và thời điểm có thể xác nhận.
Xác nhận cách bàn giao từng phần. Hỏi mốc có thành phẩm dùng được, số bó và phần còn lại. Ghi rõ ai kiểm đủ card, đủ brochure hoặc đủ bộ tại điểm nhận.
Khi trao đổi về đơn in nhanh, gửi thứ tự sử dụng và lượng cần trước. Với card visit, ghi số lượng theo người. Với brochure số lượng ít, ghi khổ sau gấp và cách chia tại nơi dùng.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một đội tổ chức buổi giới thiệu cần card cho nhân viên và brochure cho phần trình bày. Ban đầu họ yêu cầu nhận toàn bộ cùng lúc. Khi rà lịch, họ thấy đội đón khách chỉ cần card của nhóm trực, còn brochure phải có đủ tại các bàn trước lúc tư vấn. Họ chốt lượng card cho lượt đầu và bố trí lượng brochure theo bàn. Phần card của người đến sau được ghi thành lượt nhận riêng, kèm tên và số bó.
Về giới hạn áp dụng, thứ tự ưu tiên giúp xưởng hiểu nhu cầu sử dụng. Mốc thực tế phụ thuộc tình trạng file, vật liệu, số lượng và công đoạn đã xác nhận. Nếu hai món bắt buộc đi thành bộ, hãy kiểm khả năng bàn giao đủ bộ trước khi điều người tới nhận.
Câu hỏi thường gặp
Card đã duyệt còn brochure đang sửa thì gửi gì trước?
Gửi card đã duyệt cùng lượng cần trước. Báo tình trạng brochure để xưởng biết phần nào còn chờ và trao đổi cách sắp xếp hai món.
Có nên ưu tiên món có số lượng nhiều hơn không?
Ưu tiên theo thời điểm cần dùng và khả năng thay thế. Ghi lượng đủ cho lượt đầu của từng món để tránh lấy tổng số làm căn cứ duy nhất.
Khi nào nên nhận đủ bộ thay vì nhận từng món?
Khi card và brochure cần trao cùng nhau ngay từ lượt đầu. Ghi số bộ, mẫu card đi kèm và cách chia để người nhận kiểm được.
Anh/chị cần ưu tiên ấn phẩm khi đặt in gấp, hãy gửi hai file, lịch sử dụng và lượng cần trước qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu phương án.