Để in voucher mã riêng, hãy lập một bảng dữ liệu trong đó mỗi dòng ứng với một phiếu, giữ mã ở dạng văn bản và ghi rõ mẫu hoặc lô đi cùng. Trước khi gửi in, kiểm tra mã trùng, dòng trống và các ký tự có thể bị đổi trong lúc mở hoặc xuất bảng. Duyệt bản ghép dữ liệu để xác nhận từng mã xuất hiện đúng phiếu và đọc được ở khổ thật.
Lập một bảng gốc để theo dõi toàn bộ mã
Bảng nên có một dòng tiêu đề và dữ liệu liền mạch. Cột mã chứa nội dung sẽ in nguyên văn. Nếu đơn có nhiều phiên bản, thêm cột tên mẫu hoặc lô phát. Có thể có một cột thứ tự dùng để đối chiếu với cách đóng gói. Giữ riêng những ghi chú chỉ dùng nội bộ và gửi đúng các trường xưởng cần để ghép với thiết kế.
Mã có số 0 ở đầu cần được giữ dưới dạng văn bản. Ví dụ minh họa, nếu mã định dùng là “007A” hoặc “0007”, hãy đọc lại giá trị sau khi lưu và mở lại tệp. Với mã chỉ gồm chữ số, phần mềm bảng tính có thể bỏ số 0 đầu nếu tự nhận là số. Mã dài cũng có thể bị hiển thị hoặc lưu theo định dạng ngoài dự kiến. Kiểm tra tệp bàn giao bằng cách mở lại theo đúng định dạng sẽ gửi.
Thống nhất từ đầu mã có phân biệt chữ hoa và chữ thường hay không. Nếu hệ thống đổi phiếu xem hai cách viết là cùng một mã, cần kiểm trùng theo quy tắc đó. Nếu nhân viên phải gõ tay, thử đọc các cặp ký tự dễ nhầm như chữ O và số 0, chữ I và số 1. Với chương trình đã có quy tắc tạo mã, giữ nguyên quy tắc và kiểm khả năng đọc trên mẫu thực tế.
Kiểm tra mã theo cách phiếu sẽ được sử dụng
Nếu mã dùng để tra trong danh sách tại quầy, hãy nhờ nhân viên nhập thử một số mã từ bản in. Họ cần đọc đúng cả phần đầu, phần cuối và ký tự phân cách. Nếu phiếu vừa có mã chữ vừa có mã quét, đối chiếu hai dạng trên cùng một phiếu với dữ liệu gốc. Việc quét thành công chỉ xác nhận thiết bị đọc được dữ liệu, còn bước tra cứu xác nhận dữ liệu đó thuộc đúng phiếu.
Thông tin dùng để kiểm phiếu cần khớp với nơi phát hành. Ví dụ, cùng một thiết kế có thể được chia thành lô tại quầy và lô dùng trong sự kiện. Nếu hai lô có bảng riêng, hãy kiểm trùng sau khi gộp phạm vi sẽ được tra cùng nhau. Khi một lô cần đóng gói riêng, ghi tên lô trong bảng và đối chiếu số dòng với số phiếu dự kiến bàn giao.
Nếu có sửa dữ liệu sau khi duyệt, xác nhận lại phiên bản. Thay một dòng trong bảng có thể ảnh hưởng tới việc ghép mã hoặc thứ tự bàn giao. Gửi lại bảng đã chốt và chỉ rõ thay đổi. Trường hợp cần in bù, thông báo mã nào đã phát, mã nào còn giữ và phiếu nào cần thay để tránh lưu hành hai phiếu có cùng mã ngoài ý muốn.
Cách duyệt bảng và bản ghép mã trước khi sản xuất
Đếm dòng theo từng mẫu. Đối chiếu số dòng dữ liệu với số phiếu yêu cầu của mỗi mẫu. Kiểm tra cả những dòng ở cuối bảng hoặc nằm dưới vùng lọc. Nếu có dòng ghi chú xen giữa, đưa ghi chú ra khỏi vùng dữ liệu sẽ dùng để in.
Tìm mã trống, trùng và sai quy tắc. Đối chiếu các ô có khoảng trắng ở đầu hoặc cuối, mã thiếu ký tự và mã có cách viết khác nhóm. Dùng quy tắc của nơi tiếp nhận để tìm trùng. Nếu mã được tạo bên ngoài bảng, so với danh sách phát hành trước khi sửa.
Duyệt các tình huống dễ lỗi trên bản ghép. Xem phiếu đầu và cuối mỗi lô, mã dài, mã bắt đầu bằng số 0 và các mã có ký tự gần giống nhau. Kiểm tra phần mã nằm trọn trong vùng thiết kế ở kích thước sẽ in, nhất là khi đổi giữa những mẫu có bố cục khác nhau.
Chốt cách giao và kiểm nhận. Thống nhất hàng được chia theo mẫu, theo lô hay theo thứ tự đã ghi. Giữ bản dữ liệu đã duyệt để đối chiếu khi nhận. Nếu cần bàn giao cho nhiều người, nhãn ngoài gói nên ghi dấu hiệu nhận diện lô mà người nhận có thể so với danh sách.
Khi đặt in voucher và phiếu quà tặng, gửi thiết kế và bảng dữ liệu thành các tệp có tên dễ nhận biết. Nếu cùng đợt có nhiều loại phiếu, xem nhóm in card, thẻ, tag và voucher để trình bày riêng quy cách từng món. Với đơn in nhanh, xác nhận bảng đã khóa trước khi xưởng dùng để ghép mã.
Câu hỏi thường gặp
Dán danh sách mã trực tiếp trong tin nhắn có được không?
Tin nhắn phù hợp để chỉ rõ một vài mã cần đối chiếu. Bảng có mỗi mã một dòng giúp kiểm số lượng, phát hiện trùng và chia theo mẫu dễ hơn. Khi gửi bản cuối, ghi tên tệp và tổng số dòng dữ liệu để hai bên đang xem cùng một bản.
Mã có cần chạy liên tiếp không?
Mã có thể liên tiếp hoặc theo danh sách đã cấp, tùy cách chương trình quản lý. Với dãy có khoảng bỏ, xác nhận đó là chủ ý. Nếu cần phát theo thứ tự, thêm cột thứ tự bàn giao để tránh việc sắp theo chữ làm thay đổi vị trí các phiếu.
In bù một phiếu có nên giữ mã cũ không?
Hãy xác định tình trạng phiếu cũ với người quản lý mã. Nếu phiếu còn lưu hành, cân nhắc cấp mã mới và cập nhật danh sách tiếp nhận. Nếu cần giữ mã cũ, xác nhận cách thu hồi hoặc vô hiệu phiếu cũ trước khi phát bản thay.
Anh/chị cần in voucher mã riêng, hãy gửi mẫu và bảng dữ liệu đã kiểm qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu quy cách.