Nên gõ lại chữ nhỏ trong ảnh nếu người đọc cần dùng nội dung đó để nhận diện mẫu, tra thông số hoặc làm theo hướng dẫn, mà chữ trên bản in đúng khổ khó đọc. Đặt phần gõ lại thành chữ riêng trong bản dàn, gần ảnh hoặc nơi người đọc cần tra. Với chữ chỉ xuất hiện như một phần bối cảnh, giữ ảnh nguyên nếu vẫn đáp ứng mục đích. Trước khi gõ lại, lấy nội dung từ nguồn đọc được và đã xác nhận. Nếu còn ký tự mơ hồ, đánh dấu để hỏi người phụ trách trước khi chốt PDF.
Phân biệt chữ cần đọc với chữ chỉ xuất hiện trong hình
Đọc kỹ chữ nhỏ trên tờ in. Nguồn: Unsplash
Bắt đầu từ việc người xem sẽ làm sau khi nhìn ảnh. Nếu ảnh chụp một sản phẩm và mã trên nhãn là căn cứ để đặt đúng mẫu, mã đó nên được trình bày rõ bên cạnh. Nếu ảnh minh họa không gian và chữ trên một vật ở phía sau chỉ là bối cảnh, có thể giữ nguyên. Với ảnh chụp biểu mẫu, phân biệt phần người xem cần đọc nguyên văn với phần dùng để minh họa cách bố trí. Chọn thông tin theo nhiệm vụ của ấn phẩm, vì gõ lại toàn bộ chữ có thể chiếm chỗ của ảnh và phần hướng dẫn chính.
Khi quyết định gõ lại, ưu tiên tài liệu nguồn, mẫu vật thật hoặc nội dung do người quản lý xác nhận. Đối chiếu từng ký tự dễ nhầm, dấu tiếng Việt, đơn vị, dấu thập phân và dấu nối. Công cụ nhận dạng chữ có thể giúp tạo bản nháp, nhưng cần đọc lại theo nguồn trước khi dùng. Nếu chữ trong ảnh không đủ rõ để phân biệt hai cách đọc, xin bản khác hoặc giữ ghi chú chờ xác nhận. Với một nhãn có nhiều phiên bản, kiểm nguồn thuộc đúng mẫu đang xuất hiện trong ảnh rồi mới đưa chữ ra ngoài hình.
Chọn vị trí gõ lại theo quan hệ với hình. Một mã ngắn có thể nằm ngay dưới ảnh. Một hướng dẫn gồm vài câu có thể đặt trong khối bên cạnh để người đọc theo dõi mà vẫn nhìn thấy vật được nhắc tới. Nếu ảnh là bản ghi cần giữ nguyên, đặt nội dung đọc lại ở vùng riêng có nhãn để người xem phân biệt phần trích với chữ xuất hiện trên vật thật. Kiểm khi bản dàn có nhiều ảnh gần nhau. Khoảng cách và chú thích cần giúp người đọc nối đúng dòng với đúng ảnh, kể cả khi chữ được chuyển xuống hàng.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Bút đặt trên tài liệu cần soát. Nguồn: Unsplash
Anh/chị dùng ảnh sản phẩm có mã hoặc thông số nhỏ
Liệt kê các dòng khách cần tra, chẳng hạn mã mẫu hoặc quy cách đã được duyệt. Gõ lại những dòng đó cạnh đúng ảnh thay vì buộc khách phóng ảnh để đọc.
Rà từng mã với danh sách sản phẩm và ảnh nguồn. Thử một cặp mẫu gần giống để phát hiện trường hợp tên đúng nhưng mã bị lấy từ hình bên cạnh.
In trang ở đúng khổ. Nhờ người đọc chỉ một ảnh và chép lại mã, rồi đối chiếu nội dung họ chép với dữ liệu đã duyệt.
Anh/chị dùng ảnh chụp tài liệu hoặc ví dụ thao tác
Xác định đoạn nào cần trích nguyên văn và đoạn nào chỉ cần mô tả. Nếu phải đọc cả biểu mẫu, cân nhắc trình bày lại phần chữ ở một vùng đủ rộng.
Giữ bản ảnh gốc để đối chiếu. Đánh dấu chỗ mờ và chuyển người phụ trách xác nhận, nhất là khi có số hoặc đơn vị quyết định cách hiểu.
Đặt nhãn cho phần trích hoặc phần hướng dẫn bổ sung. Thử xem người đọc có nhầm nội dung vừa gõ với ghi chú đã có sẵn trong ảnh không.
Rà phần chữ gõ lại trước khi xuất bản in
Bìa kẹp với tờ giấy cần ghi. Nguồn: Unsplash
Khoanh vùng chữ cần xử lý. Ghi tên ảnh, trang và lý do phải đọc được. Chọn nguồn đối chiếu phù hợp cho từng dòng.
Gõ và so với nguồn. Đọc theo cụm, kiểm dấu, đơn vị và ký tự dễ nhầm. Nhờ thêm một người rà các mã hoặc số có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tra.
Đặt lại trong bố cục thật. Chọn cỡ và vị trí phù hợp, giữ khoảng cách với ảnh kế bên. Kiểm phiên bản ảnh đang dùng trùng với phần văn bản vừa xác nhận.
In thử và đọc theo nhiệm vụ. Dùng đúng khổ, nhờ người mới tìm một dòng rồi chép hoặc làm theo. Sau khi chỉnh, mở PDF cuối để rà chữ và chú thích liên quan.
Khi cần rà chữ nằm trong ảnh, gửi nguồn và bản dàn qua trang kiểm tra và xử lý file in. Với lượt in nhanh để duyệt, đánh dấu đoạn cần đọc ở đúng khổ thành phẩm.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một catalogue dùng ảnh chụp nhãn trên hai mẫu khay. Ảnh giúp phân biệt hình dáng, nhưng mã in nhỏ trên nhãn khó đọc sau khi thu vào trang. Nhóm lấy mã từ danh sách đã duyệt, gõ dưới từng ảnh và giữ ảnh nguyên để khách vẫn thấy vị trí nhãn trên món thật. Khi kiểm bản giấy, họ nhờ nhân viên mới chỉ một mẫu và chép mã. Lượt thử còn phát hiện một mã dùng dấu nối khác bản nguồn, nên nhóm sửa trước khi chốt PDF.
Về giới hạn áp dụng, gõ lại giúp trình bày nội dung rõ hơn khi đã có nguồn đáng tin cậy. Nếu chữ mờ và thiếu bản đối chiếu, cần xác nhận trước khi dùng. Với ảnh phải giữ nguyên như tài liệu tham chiếu, trình bày phần đọc lại ở vùng riêng và giữ đúng phạm vi đã kiểm.
Câu hỏi thường gặp
Có thể làm nét ảnh thay cho gõ lại không?
Có thể thử nếu ảnh nguồn vẫn còn đủ chi tiết. In ở kích thước thật để kiểm. Nếu người đọc phải dựa vào mã hoặc thông số, cân nhắc đưa dòng đã xác nhận ra ngoài ảnh.
Nên gõ lại đúng từng chữ hay viết gọn?
Giữ nguyên mã, số, đơn vị và những câu cần trích chính xác. Với phần mô tả có thể biên tập, dùng bản rút gọn đã được người phụ trách duyệt.
Chữ gõ lại nên nằm trên ảnh hay dưới ảnh?
Chọn vùng có nền dễ đọc và quan hệ rõ với hình. Nếu chữ che một chi tiết trên ảnh, chuyển xuống dưới hoặc sang bên cạnh.
Anh/chị cần xử lý chữ nhỏ nằm trong ảnh trước khi in, hãy gửi ảnh gốc, nội dung đã xác nhận và khổ đặt ảnh qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu bản dàn.