Khi ghi hai chức danh trên card visit, hãy đặt trước vai trò giải thích vì sao anh/chị trao card cho người nhận. Nếu khách gặp anh/chị để hỏi về sản phẩm, ưu tiên chức danh giúp họ biết anh/chị phụ trách phần đó. Nếu card dùng để đại diện công ty tại một buổi làm việc, ưu tiên chức danh đã được công ty xác nhận cho bối cảnh đó. Đặt vai còn lại ngay dưới nếu nó giúp người nhận hiểu thêm phạm vi công việc. Thử đọc cả hai dòng trên bản đúng khổ trước khi chốt.
Xếp chức danh theo bối cảnh trao card
Trao danh thiếp khi gặp khách lần đầu. Nguồn: Unsplash
Bắt đầu bằng câu hỏi người nhận sẽ liên hệ lại để làm gì. Một người có thể vừa quản lý cửa hàng vừa trực tiếp tư vấn sản phẩm. Khi trao card sau buổi xem mẫu, chức danh liên quan tới tư vấn cho người nhận biết họ có thể hỏi ai ở bước tiếp theo. Trong cuộc họp về vận hành cửa hàng, chức danh quản lý có thể cần đứng trước. Nếu phần lớn card dùng trong một bối cảnh, chọn thứ tự theo bối cảnh đó. Nếu hai nhóm người nhận có nhu cầu khác hẳn, cân nhắc hai bản với nội dung và cách cấp phát đã chốt.
Xác định hai chức danh thuộc cùng một bộ phận, hai bộ phận hay hai tổ chức. Nếu cùng một nơi, có thể đặt cả hai dưới tên và dùng một dòng tên đơn vị chung. Nếu mỗi chức danh gắn với một nơi khác nhau, giữ tên đơn vị gần chức danh tương ứng. Nhìn riêng khối tên và vai trên bản giấy để xem người đọc nối đúng từng cặp hay không. Nếu một kênh liên hệ chỉ dùng cho một vai, đặt gần vai đó hoặc thêm nhãn đủ rõ. Với hai tổ chức có quy định riêng về nhận diện, lấy cách trình bày đã được xác nhận trước khi dàn.
Hai dòng chức danh cần có phân cấp vừa đủ. Nếu vai chính cần được nhận ra trước, có thể đặt ở dòng trên với cỡ chữ hoặc độ đậm dễ thấy hơn. Giữ dòng thứ hai đọc được ở khổ thật, nhất là khi chức danh có tên bộ phận dài. Nếu cần xuống dòng, ngắt theo cụm có nghĩa và để khoảng cách giữa hai chức danh rõ hơn khoảng cách giữa các dòng của cùng một chức danh. Cách này giúp người đọc biết phần nào nối tiếp phần trước. Với card trao trong nhiều bối cảnh, kiểm xem thứ tự hai dòng có khiến người nhận hiểu nhầm về phạm vi công việc hay không.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Cầm danh thiếp nền trắng trước khi trao. Nguồn: Unsplash
Anh/chị giữ hai vai trong cùng một công ty
Lấy đúng tên của cả hai chức danh từ nội dung đã duyệt. Chọn vai đứng trước theo mục đích trao card hoặc quy tắc nhận diện của công ty.
Đặt hai chức danh dưới cùng một tên cá nhân. Nếu cả hai dùng chung một kênh liên hệ, để kênh đó trong khối liên hệ riêng và thử đọc từ trên xuống.
Nhờ người chưa biết công việc của anh/chị đọc card rồi nói họ sẽ liên hệ về việc gì. Nếu họ chọn sai vai, điều chỉnh thứ tự hoặc thêm tên bộ phận.
Anh/chị dùng hai vai cho hai nhóm người nhận
Ghi bối cảnh của từng vai và cách người nhận liên hệ. Nếu dùng chung một card, giữ quan hệ giữa từng chức danh và thông tin đi kèm rõ ngay trong bố cục.
Nếu làm hai mẫu, giữ dấu hiệu nhận diện phiên bản để lấy đúng card trong lúc gặp khách. Kiểm cả khi cất hai mẫu trong cùng một hộp.
Thử một trường hợp người nhận chuyển card cho người khác. Card cần giúp người đọc sau hiểu vai nào liên quan tới việc họ sẽ trao đổi.
Duyệt thứ tự và cách xuống dòng trước khi in
Hai người trao đổi danh thiếp. Nguồn: Unsplash
Chốt nội dung từng vai. Ghi nguyên văn chức danh, tên bộ phận hoặc tổ chức và quy định cần giữ. Kiểm phần viết tắt với người mang card.
Dàn hai dòng theo mục đích sử dụng. Đặt vai ưu tiên trước. Nếu dòng dài, thử ngắt theo cụm và rà khoảng cách giữa hai vai, tên người và khối liên hệ.
In mẫu đúng khổ và thử đọc. Nhờ một người nhìn lướt, đọc vai chính rồi nói vai thứ hai thuộc bộ phận nào. Đổi cách trình bày nếu họ phải đọc lại để ghép thông tin.
Rà PDF cuối theo người và phiên bản. Kiểm lại thứ tự, dấu và chữ viết hoa. Nếu in nhiều người cùng mẫu, kiểm các chức danh dài để phát hiện trường hợp cần dàn riêng.
Khi đặt in namecard có hai chức danh, gửi nguyên văn từng vai và đánh dấu vai đặt trước. Với đơn in nhanh có hai mẫu cho hai bối cảnh, ghi tên file và số lượng riêng của từng mẫu.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một người vừa điều hành cửa hàng vừa phụ trách tư vấn thiết bị. Card chủ yếu được trao cho khách sau khi xem mẫu. Bản đầu đặt chức danh điều hành ở dòng nổi bật nên người thử chưa biết có thể hỏi lại về thiết bị hay không. Nhóm đưa vai tư vấn lên trước, giữ chức danh điều hành ở dòng dưới và dùng chung một khối liên hệ. Khi thử đọc lại, người nhận xác định được ngay mục đích liên hệ mà vẫn thấy đầy đủ hai vai.
Về giới hạn áp dụng, thứ tự trên card phục vụ cách giới thiệu và tìm người liên hệ. Tên chức danh, quyền đại diện và cách ghi tên tổ chức cần theo nội dung đã được xác nhận. Nếu mục đích trao card thay đổi, rà lại thứ tự và thông tin kèm trước lần in tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Có nên để hai chức danh trên cùng một dòng không?
Có thể nếu cả hai ngắn và người đọc phân biệt được. Nếu mỗi vai có bộ phận riêng hoặc một vai cần ưu tiên, thử hai dòng để thể hiện rõ quan hệ.
Hai chức danh có cần cùng cỡ chữ không?
Có thể dùng cùng cỡ khi hai vai có vai trò tương đương. Nếu một vai cần đọc trước, dùng vị trí hoặc độ đậm để ưu tiên và giữ dòng còn lại đủ rõ.
Có nên dùng mỗi mặt cho một chức danh?
Phù hợp khi mỗi mặt phục vụ một bối cảnh và có đủ tên cùng thông tin liên hệ. Thử cách trao để người nhận thấy đúng mặt ngay.
Anh/chị cần kiểm cách ghi hai chức danh trên card visit, hãy gửi nội dung đã duyệt và bối cảnh trao card qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu bố cục.