Card hẹn tái khám nên có ô ngày và ô giờ tách rõ, nằm gần nhau và đủ rộng để nhân viên ghi bằng nét chữ bình thường. Nếu khách cần đến một cơ sở, khu hoặc phòng cụ thể, chừa thêm dòng ngay dưới lịch hẹn. Dùng bản đúng khổ và cây bút tại quầy để kiểm cả lúc ghi, lúc trao và lúc khách mở card xem lại.
Chừa ô theo thông tin nhân viên phải ghi mỗi lượt
Name card đen trơn xếp trên nền trắng. Nguồn: Pexels
Bắt đầu từ lịch đã xác nhận mà quầy đang dùng. Xem những dữ liệu nào cố định và những dữ liệu nào thay đổi theo từng người. Tên nơi tiếp nhận có thể in sẵn nếu mọi lịch đều dùng tại cùng một điểm. Ngày và giờ thường cần để trống. Nếu địa điểm thay đổi theo lịch, để riêng một dòng có nhãn cụ thể để nhân viên ghi đầy đủ mà không phải viết chen cạnh mốc giờ.
Ưu tiên để ngày và giờ trên cùng một mặt, kể cả khi card có hai mặt. Người cầm cần đọc đủ lịch trong một lượt nhìn. Nếu hai ô nằm trên một hàng, thử ghi một mốc dài nhất theo cách quầy thường viết. Nếu dòng bị chật, xếp hai ô theo chiều dọc để giữ chiều ngang cho từng dòng. Nhãn ô nên nằm ngoài vùng đặt bút để khách nhìn được tên trường sau khi đã điền.
Một số quầy ghi cả thứ trong tuần để khách dễ nhớ. Nếu dùng cách này, bố trí đủ chỗ để thứ và ngày đi cùng nhau rồi đối chiếu với lịch gốc trước khi trao. Khi lịch hẹn có giờ cụ thể, dùng cách ghi nhất quán mà người nhận dễ hiểu. Nếu muốn nhắc khách đến sớm để làm thủ tục, đặt lời nhắc ở dòng phụ và giữ giờ hẹn chính ở vị trí nổi bật hơn.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Phụ nữ cầm name card trắng. Nguồn: Pexels
Quầy luôn cấp card cho một lịch hẹn kế tiếp
Dành một cụm lớn cho ngày, giờ và vị trí tiếp nhận. Dùng nhãn ngắn, rõ và giữ các ô trên cùng một mặt.
In sẵn phần địa điểm nếu áp dụng cho mọi lịch. Chừa vùng viết tay cho thông tin thay đổi theo từng khách.
Thử ghi, đọc lại cho khách và trao card như khi quầy đang làm việc. Kiểm phần giờ còn rõ sau khi card được cất đi.
Quầy sử dụng cùng mẫu cho nhiều địa điểm hoặc nhiều lượt
Thêm trường cơ sở hoặc phòng khi khách cần căn cứ vào đó để đến đúng nơi. Kiểm tên dài nhất trên mẫu giấy thật.
Nếu lưu nhiều lượt trên một card, tách từng cụm ngày, giờ và địa điểm bằng khoảng trống đủ rõ để thông tin không trượt sang dòng của lượt khác.
Chốt cách xử lý lịch đổi với người phụ trách quầy. Nếu có nhiều lịch cũ trên card, xác định cách làm nổi lịch còn hiệu lực.
Làm thế nào để thử ô ghi lịch trước khi in?
Người cầm thẻ tên trắng trống. Nguồn: Pexels
Lấy những trường hợp dễ tràn chữ. Dùng cách ghi ngày đầy đủ, một tên cơ sở dài và một dòng chú thích thật sự cần ghi. Tạo dữ liệu thử để người kiểm có thể diễn lại thao tác mà không dùng thông tin của khách.
In mẫu và cắt đúng khổ. Ghi thử khi card đặt trên bàn và khi cầm tay. Quan sát chỗ đặt ngón tay, vị trí bút tì và khả năng viết khi card nằm gần mép quầy. Nếu vướng, đổi khoảng trống quanh ô trước khi giảm cỡ nhãn.
Thử bút trên bề mặt dự kiến. Xem nét có đứt, lem hoặc hằn vào mặt kia khi nhân viên viết theo lực thường dùng. Nếu card được đưa vào túi ngay, lặp lại thao tác đó rồi lấy ra đọc. Chốt vùng ghi trên mẫu đã qua phần hoàn thiện dự kiến.
Nhờ người khác đọc lại lịch. Đưa card cho người chưa xem mẫu và hỏi họ sẽ đến ngày nào, giờ nào, ở đâu. Nếu người thử đọc nhầm lời nhắc thành giờ hẹn hoặc bỏ qua tên cơ sở, chỉnh thứ tự các dòng và kiểm lại.
Khi xem quy cách in card, thẻ, tag và voucher, hãy xác định mặt ghi tay và phần có thông tin in sẵn. Với đơn in nhanh, gửi cùng file một bản mẫu đã điền dữ liệu thử để xưởng thấy khoảng trống cần giữ.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa tại một quầy tiếp nhận, nhân viên ghi ngày hẹn ở mặt trước và tên cơ sở ở mặt sau. Khi khách mở card xem lại, họ đọc được ngày nhưng phải lật mới thấy cần đến cơ sở nào. Quầy chuyển tên cơ sở xuống ngay dưới ô giờ rồi thử ghi tên dài nhất. Ô ngày và ô giờ vẫn có đủ chỗ, còn khách đọc trọn thông tin trong một lần cầm.
Về giới hạn áp dụng, một cụm ô ghi tay phù hợp khi card chủ yếu nhắc lịch kế tiếp. Nếu phải ghi lại nhiều lần đổi lịch hoặc kèm hướng dẫn dài, một card nhỏ dễ chật và khó nhận ra lịch còn hiệu lực. Khi đó, dùng mẫu có thêm chỗ hoặc phát card mới theo lịch đã xác nhận. Chỉ đưa dữ liệu cần cho việc nhắc hẹn lên bản khách sẽ mang theo.
Câu hỏi thường gặp
Nên kẻ dòng hay tạo ô kín để ghi giờ?
Dùng dạng nhân viên điền thuận nhất và khách đọc lại dễ nhất. Ô kín có ích khi cần tách rõ hai mốc. Dòng kẻ có thể rộng tay hơn khi cách ghi thay đổi. Thử bằng nét chữ thật trước khi chọn.
Card dùng cho nhiều phòng nên in sẵn danh sách phòng không?
Có thể in danh sách ngắn nếu cách chọn phòng dễ hiểu và nhân viên có thể đánh dấu rõ. Nếu tên phòng thay đổi hoặc danh sách dài, một dòng ghi riêng thường dễ cập nhật hơn.
Khách đổi giờ hẹn thì có thể gạch sửa trên card cũ không?
Có thể nếu quầy có cách ghi rõ mốc thay thế và khách nhận ra ngay lịch nào còn dùng. Nếu việc sửa làm ngày giờ khó đọc, nên cấp card mới và đối chiếu lại với lịch đã xác nhận.
Anh/chị cần in card hẹn có ô ghi lịch, hãy gửi khổ dự kiến và bản điền mẫu qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ kiểm tra bố cục.