Muốn nhận báo giá thiệp, postcard hoặc bao lì xì nhanh và sát nhu cầu, bạn chỉ cần gửi đủ 8 nhóm thông tin: loại sản phẩm, kích thước, số lượng, số mẫu thiết kế, giấy mong muốn, cách in, gia công, file và thời hạn cần hàng. Nếu chưa biết tên giấy hay kỹ thuật in, hãy mô tả mục đích sử dụng và cảm giác thành phẩm mong muốn; xưởng in có thể đề xuất phương án phù hợp.
Checklist thông tin cần gửi để báo giá
• Loại sản phẩm: thiệp mời, thiệp cảm ơn, postcard, voucher dạng thiệp hay bao lì xì.
• Kích thước thành phẩm: chiều ngang × chiều cao sau khi cắt, gấp hoặc dán.
• Số lượng: tổng số bản và số lượng của từng mẫu.
• Số mẫu nội dung: một thiết kế hay nhiều tên, mã, lời chúc khác nhau.
• Giấy: tên giấy và định lượng nếu đã chọn; nếu chưa, mô tả màu sắc, độ cứng và bề mặt mong muốn.
• Cách in: một hay hai mặt, in màu hay đơn sắc.
• Gia công: cán màng, ép kim, dập nổi, UV, bo góc, bế hình, gấp hoặc dán.
• File và deadline: file thiết kế đang có, ngày cần nhận, địa chỉ giao hàng.
Kích thước phải ghi theo thành phẩm
Khi hỏi giá, nên ghi kích thước theo thứ tự ngang × cao và nói rõ đó là kích thước sau khi hoàn thiện. Với thiệp gấp, cung cấp cả kích thước mở và kích thước gấp. Với postcard, cho biết có cần bo góc hoặc chừa vùng viết tay hay không. Với bao lì xì, kích thước thành phẩm chưa đủ: xưởng còn cần biết kiểu nắp, vị trí dán và khuôn trải.
Một cách gửi dễ hiểu là: “Thiệp gấp 10 × 15 cm khi đóng, mở 20 × 15 cm; in hai mặt; 500 bản.” Câu mô tả này giảm đáng kể nguy cơ báo giá sai quy cách.
Số lượng và số mẫu là hai biến khác nhau
Đơn 1.000 bản một mẫu khác với 1.000 bản chia thành 10 mẫu, dù tổng số lượng giống nhau. Nhiều mẫu có thể phát sinh thêm thời gian kiểm file, sắp trang, thay dữ liệu và đối soát. Nếu mỗi thiệp có tên khách mời hoặc mỗi bao lì xì có mã riêng, hãy nói rõ đây là dữ liệu biến đổi và gửi thử một vài dòng dữ liệu mẫu.
Nếu chưa biết chọn giấy, hãy mô tả bằng nhu cầu
Không cần đoán tên giấy. Hãy cho xưởng biết thành phẩm cần màu rực hay dịu, bề mặt trơn hay có vân, cần viết tay hay không, có gấp/dán hay ép kim không. Định lượng cao thường làm giấy dày và cứng hơn, nhưng độ dày thực tế còn phụ thuộc cấu trúc từng loại giấy. Với sản phẩm có nếp gấp, giấy quá cứng có thể cần tạo đường gân trước để hạn chế nứt mặt giấy.
Nếu màu hoặc cảm giác cầm là yếu tố quan trọng, nên yêu cầu mẫu giấy hoặc in test màu/proof trước khi chạy số lượng lớn.
Thông tin riêng cho từng sản phẩm
Thiệp
• Thiệp phẳng hay thiệp gấp; gấp đôi hay gấp nhiều nếp.
• Có phong bì đi kèm không; nếu có, cần ghi kích thước và màu phong bì.
• Có vùng để viết tay, ký tên hoặc dán tem không.
Postcard
• In một hay hai mặt; mặt sau có kẻ dòng, mã QR hoặc ô địa chỉ không.
• Cần cán màng mặt hình ảnh hay giữ bề mặt có thể viết.
• Cạnh vuông hay bo góc.
Bao lì xì
• Kích thước tờ tiền dự kiến và kích thước bao sau khi dán.
• Kiểu nắp, vị trí dán, tai dán và hướng mở.
• Có ép kim, bế cửa sổ, dập nổi hoặc in nhiều phiên bản lời chúc không.
File thiết kế cần chuẩn bị gì?
Nên gửi PDF chất lượng in hoặc file thiết kế gốc có liên kết hình ảnh, font và khuôn bế. Hình ảnh cần đủ độ phân giải ở kích thước sử dụng; chữ quan trọng không đặt sát đường cắt, nếp gấp hoặc vùng dán. Thiết kế tràn nền phải có phần tràn lề theo yêu cầu sản xuất. Nếu chưa chắc file đã đạt, có thể dùng dịch vụ kiểm tra và xử lý file in.
Những yếu tố làm báo giá thay đổi nhiều nhất
• Số lượng và số phiên bản thiết kế.
• Kích thước thành phẩm và khả năng sắp bài trên khổ in.
• Loại giấy, định lượng và giấy có sẵn hay phải đặt riêng.
• Số mặt in, số màu và yêu cầu khớp màu.
• Gia công đặc biệt như ép kim, UV định hình, bế khuôn hoặc dán thành phẩm.
• Tiến độ gấp, giao nhiều địa chỉ hoặc đóng gói riêng từng bộ.
Mẫu yêu cầu báo giá có thể sao chép
Nhờ báo giá 1.000 bao lì xì, 2 mẫu chia đều, kích thước thành phẩm 8 × 16 cm, in màu một mặt trên giấy màu trắng, nắp gập và dán thành phẩm. Mặt trước ép kim một vị trí. File PDF đã có khuôn; cần giao tại TP.HCM trước ngày … Vui lòng đề xuất hai phương án giấy và chi phí làm mẫu nếu cần.
Mẫu mô tả này giúp xưởng hiểu ngay phạm vi công việc, đồng thời vẫn để ngỏ phần tư vấn giấy.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có file thiết kế có hỏi giá được không?
Được. Hãy gửi kích thước, số lượng, mục đích sử dụng và mẫu tham khảo. Báo giá ban đầu nên tách rõ chi phí thiết kế, in và gia công; giá cuối cùng được chốt sau khi quy cách và file ổn định.
Có cần làm mẫu trước khi in?
Nên làm mẫu khi sản phẩm có khuôn mới, nhiều nếp gấp, ép kim, màu thương hiệu quan trọng hoặc số lượng lớn. Với đơn đơn giản đã dùng lại quy cách cũ, có thể chỉ cần proof màu hoặc xác nhận file.
Ảnh tham khảo giúp hiểu phong cách, nhưng không thay cho file in. Để tránh sai chữ, sai tỷ lệ và giảm chất lượng hình, nên gửi file PDF hoặc file thiết kế gốc qua liên kết tải xuống.
Tóm lại: quy cách càng rõ, báo giá càng nhanh và ít phát sinh. Nếu chưa biết thuật ngữ, chỉ cần mô tả công năng, cảm giác mong muốn và thời hạn; Phước Lộc Thọ sẽ giúp chuyển yêu cầu đó thành quy cách có thể sản xuất.