Nên tách brochure hội chợ theo từng ngôn ngữ khi nội dung dài, khách thường chỉ đọc một bản hoặc mỗi nhóm cần xem thông tin khác nhau. Một bản song ngữ thuận tiện khi nội dung ngắn và nhân viên cần chỉ cùng một mục cho hai người dùng hai ngôn ngữ. Hãy quyết định theo cách khách đọc và cách đội gian hàng phát tài liệu, rồi thử trên bản in đúng khổ.
Chọn bản chung hay bản riêng theo cách khách sử dụng
Bản song ngữ phù hợp khi hai nhóm đọc cùng những thông tin chính, chẳng hạn tên nhóm sản phẩm, hình minh họa và mô tả ngắn. Hai ngôn ngữ có thể đặt theo từng khối hoặc ghép dưới cùng hình. Thử mở brochure và chỉ một mục trong lúc giải thích để xem người nghe có tìm được phần chữ dành cho họ ngay hay không. Khi hai đoạn chiếm quá nhiều chỗ, người đọc có thể khó nhìn thấy đâu là tên mục và đâu là dòng diễn giải.
Bản riêng phù hợp khi khách cần mang tài liệu về đọc kỹ, có nhiều ghi chú kỹ thuật hoặc bản dịch cần thêm chỗ. Tách bản cho phép giữ cỡ chữ và sắp xếp thông tin phù hợp với từng ngôn ngữ. Đây cũng là cách hữu ích khi danh mục dùng tại gian hàng và danh mục dùng để trao đổi sau hội chợ khác nhau theo nhóm khách. Chốt phần nào dùng chung và phần nào có nội dung riêng trước khi giao bản dịch.
Có thể dùng một bản giới thiệu ngắn để khách tự lấy, sau đó phát bản chi tiết theo ngôn ngữ khi tư vấn. Hãy thử luồng đó ở gian hàng: khách nhìn gì trước, hỏi từ đâu và nhân viên lấy bản chi tiết ở đâu. Nếu một khách chỉ cần một loại, đảm bảo tài liệu ở quầy vẫn đủ thông tin cho họ sử dụng sau khi rời gian hàng.
Giữ dữ liệu sản phẩm khớp khi làm nhiều bản
Lập một danh sách các mục dùng chung, như mã mẫu, tên dòng, ảnh tương ứng và quy cách đã duyệt. Khi cập nhật một mã hoặc đổi ảnh, đối chiếu tất cả các ngôn ngữ sử dụng mục đó. Nếu một nhóm khách cần cách ghi đơn vị hoặc thuật ngữ khác, ghi rõ quy ước và nhờ người phụ trách nội dung kiểm lại. Người đọc cần nhận được cùng thông tin về sản phẩm, kể cả khi cách diễn đạt khác nhau.
Kiểm tra bản dịch sau khi đưa vào bố cục. Một tiêu đề vừa trong bản gốc có thể xuống dòng ở bản khác và đẩy chú thích khỏi ảnh. Các mục có mã, ký hiệu hoặc tên mẫu dài dễ bị tách giữa dòng. Nếu bản dịch dài, dàn lại vùng chữ hoặc viết gọn với người duyệt ngôn ngữ. Xem toàn bộ ở khổ thành phẩm để kiểm tra cả thông tin đầu mục và những chú thích nằm sát nhau.
Trên bản riêng, tên ngôn ngữ nên xuất hiện ở chỗ người lấy tờ nhìn thấy trước. Dùng cách gọi người đọc dễ nhận ra. Với bản song ngữ, giữ trật tự hai ngôn ngữ nhất quán và đặt tên hoặc dấu hiệu nhận diện gần nhóm chữ tương ứng. Nếu brochure gấp, thử khi còn đóng và sau lần mở đầu để xem người đọc có biết mình nên tìm phần nào.
Cách chốt phiên bản và chia gói cho gian hàng
Ước lượng nhu cầu theo điểm phát. Dùng thông tin đăng ký, danh sách cuộc hẹn hoặc kinh nghiệm phát tại gian hàng nếu có. Tách số lượng cho kệ tự lấy, bàn tư vấn và phần nhân viên mang theo. Ghi phần dự phòng theo ngôn ngữ để dễ bổ sung.
Đặt tên file theo ngôn ngữ và lần duyệt. Dùng một mẫu tên thống nhất. Mở bản cuối của từng ngôn ngữ và kiểm tiêu đề, tên sản phẩm, mã, thông tin liên hệ cùng các dòng vừa thay. Nếu thiết kế dùng chung ảnh, đối chiếu ảnh với tên trên từng phiên bản.
Duyệt bằng thao tác lấy từ xấp. Đặt các bản vào kệ hoặc trên bàn như khi phục vụ. Nhờ nhân viên lấy đúng bản cho một khách giả định. Nếu họ chỉ phân biệt khi lật mặt sau, đưa dấu hiệu ngôn ngữ ra vị trí dễ thấy hơn hoặc đổi cách bố trí trên kệ.
Ghi nhãn theo bản và nơi sử dụng. Mỗi gói cần có tên ngôn ngữ, tên phiên bản và số lượng để người nhận kiểm. Khi tách gói cho các bàn, giữ cùng cách gọi trên nhãn và trong danh sách. Kiểm các bản mở sẵn trên quầy trước khi bổ sung từ gói dự phòng.
Khi đặt in brochure số lượng ít, gửi riêng các bản đã duyệt và ghi khổ mở, khổ gấp nếu có. Với đơn in nhanh nhiều mẫu số lượng ít, liệt kê số lượng theo từng ngôn ngữ. Nếu đặt cùng các món khác qua dịch vụ in nhanh, chỉ rõ gói brochure nào cần giao về từng bàn.
Câu hỏi thường gặp
Hai ngôn ngữ nên đặt cùng trang hay ở hai phần riêng?
Đặt cùng trang nếu khách cần đối chiếu cùng ảnh hoặc nhân viên thường chỉ cùng một mục khi tư vấn. Chia thành hai phần nếu mỗi người đọc liên tục bằng một ngôn ngữ. Với từng cách, thử cho người mới tìm một mục cụ thể xem họ có phải dò qua nhiều đoạn ngoài phần mình đọc không.
Các bản riêng có cần giữ cùng số trang không?
Tùy cách dùng. Cùng số trang thuận tiện khi nhân viên thường chỉ trang tương ứng giữa các bản. Nếu độ dài bản dịch khác nhau đáng kể, có thể chỉnh riêng bố cục. Khi đó, dùng tên mục hoặc mã sản phẩm làm căn cứ tra cứu giữa các bản.
Chưa biết khách sẽ cần bản nào nhiều hơn thì chia thế nào?
Dùng dữ liệu cuộc hẹn để chuẩn bị lượt phát đầu và giữ phần dự phòng thành từng gói riêng. Tại gian hàng, theo dõi lượng còn ở mỗi điểm phát để bổ sung đúng bản. Nếu có bản chung nhiều ngôn ngữ, dành nó cho vị trí khách tự lấy khi chưa có người hướng dẫn.
Anh/chị cần in brochure hội chợ theo nhiều ngôn ngữ, hãy gửi file đã duyệt và số lượng từng bản qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu quy cách.