Brochure dùng khi thuyết trình nên đánh dấu những mục người nói sẽ yêu cầu người nghe mở, xem kỹ hoặc quay lại khi hỏi đáp. Dùng tên mục ngắn, giữ cùng cách gọi trên lời dẫn và trên tài liệu. Trước buổi nói, hãy thử dẫn người chưa biết bố cục tìm các mục bằng chính bản brochure sẽ phát.
Đánh dấu các điểm người nghe thực sự phải tìm
Người phụ nữ chỉ tay khi thuyết trình. Nguồn: Pexels
Đọc kịch bản hoặc dàn ý buổi nói và khoanh các đoạn có thao tác với tài liệu. Đó có thể là lúc mở phần tổng quan, đối chiếu một hình hoặc tìm lại một sơ đồ trong phần trao đổi. Ghi cạnh mỗi đoạn người nói muốn người nghe làm gì. Nếu họ chỉ cần nghe và sẽ đọc phần đó sau buổi, mục có thể giữ nhãn thông thường để không làm dày các dấu dẫn.
Chọn tên mục dễ đọc thành tiếng. Tên dùng trong lời dẫn nên trùng với chữ in. Nếu tiêu đề trên tài liệu dài, tạo một tên gọi ngắn đã duyệt và đặt cạnh tiêu đề ngay từ đầu. Khi nói “mở phần Lắp đặt”, người nghe cần tìm được đúng chữ đó. Một biểu tượng có thể hỗ trợ, nhưng tên bằng chữ giúp người nghe xác nhận khi nhìn lướt hoặc khi tài liệu được sao lại.
Với brochure gấp, đặt dấu ở phần lộ ra trong trạng thái người nói yêu cầu. Nếu cần mở hết tờ mới thấy mục, lời dẫn có thể nói rõ “mở hết tờ” rồi đọc tên mục. Với dạng nhiều trang, dùng tên mục đi cùng số trang nếu số trang đã chốt. Khi sắp xếp lại tài liệu, kiểm lời dẫn và các số trang trước lúc xuất bản cuối.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Người phụ nữ đứng cạnh bảng biểu đồ. Nguồn: Pexels
Anh/chị thuyết trình theo một trình tự cố định
Lấy dàn ý đã chốt và đánh dấu các lần cần chuyển mắt từ người nói sang tài liệu. Giữ đúng thứ tự xuất hiện trong lời dẫn.
Chọn tên ngắn cho các mục đó. Đặt tên ở nơi dễ nhìn khi vừa lật hoặc mở, kể cả lúc người nghe cầm một tay.
Tập thử các câu chuyển. Nếu một mục mất nhiều thao tác mới mở được, hướng dẫn rõ cách mở hoặc đổi vị trí mục.
Anh/chị dùng brochure khi tư vấn hoặc hỏi đáp linh hoạt
Chọn các mục thường được gọi lại theo câu hỏi, chẳng hạn cấu tạo, cách sử dụng hoặc phần cần chuẩn bị.
Giữ dấu nhận diện ở vị trí lặp nhất quán để tìm mục từ nhiều trạng thái cầm. Ghi tên chữ bên cạnh màu hoặc biểu tượng.
Thử tìm một mục từ giữa tài liệu rồi quay về phần tổng quan. Nếu người xem phải lần lại từng trang, thêm dấu tra ở vị trí phù hợp.
Làm thế nào để thử đường dẫn từ lời nói đến trang in?
Người đàn ông đọc tờ tài liệu in. Nguồn: Pexels
Ghi từng lời dẫn cạnh vị trí trên brochure. Với mỗi lần người nói nhắc mở hoặc xem, ghi tên mục, số trang nếu có và trạng thái cần mở. Nếu có nhiều người trình bày, thống nhất cùng cách gọi một mục.
In và hoàn thiện mẫu đúng cách phát. Gấp hoặc sắp trang như bản sẽ trao. Đặt mẫu đóng trước mặt người thử. Nếu phát từng bộ, đặt brochure đúng vị trí trong bộ để tính cả thời gian lấy ra.
Dẫn người thử bằng lời nói. Đọc câu chuyển như trong buổi thật và quan sát họ mở đến đâu. Nếu nhiều người chọn cùng chỗ sai, kiểm tên mục, độ dễ thấy và trạng thái của tờ. Sửa dấu nhận diện hoặc cụm từ người nói dùng rồi thử lại.
Kiểm nhịp khi người nghe đã mở đúng. Xác định hình hoặc dòng nào cần nhìn trước. Nếu người thử tìm đúng mục nhưng vẫn dò lâu, thêm một nhãn nhỏ cho đúng hình hoặc rút bớt chi tiết quanh chỗ cần xem.
Khi đặt in brochure số lượng ít, gửi bản đã kiểm tên mục và thứ tự xuất hiện sau khi gấp. Nếu brochure đi cùng tài liệu khác trong đơn in nhanh, dùng cách gọi nhất quán ở các phần người nói sẽ dẫn đến để tránh mở nhầm món.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, đội giới thiệu thiết bị muốn người nghe mở sơ đồ trong lúc giải thích cách lắp. Bản đầu đặt tên sơ đồ ở sát nếp, chỉ thấy rõ khi trải phẳng. Khi nghe lời dẫn, người thử dừng ở mặt giới thiệu vì tưởng đó là mục cần mở. Đội chuyển tên mục lên vùng lộ khi mở đủ và tập câu dẫn có cả thao tác mở lẫn tên mục. Lần thử tiếp theo, người xem lật đến đúng sơ đồ trước khi người nói bắt đầu chỉ từng bộ phận.
Về giới hạn áp dụng, các dấu dẫn phát huy tác dụng khi người nói thống nhất tên mục và người nghe cầm đúng phiên bản. Nếu diễn giả đổi trình tự hoặc người nghe nhận các bản có khổ khác nhau, số trang và vị trí lộ ra có thể không còn trùng. Khi đó, ưu tiên dẫn bằng tên mục ổn định và rà lời dẫn với từng phiên bản trước buổi.
Câu hỏi thường gặp
Nên đánh dấu theo số thứ tự hay theo tên mục?
Số thứ tự hữu ích khi người nói đi theo một mạch cố định. Tên mục hữu ích khi cần tìm lại theo câu hỏi. Nếu dùng cả hai, đọc cùng một cách trong lời dẫn để người nghe biết phải tìm thông tin nào.
Có cần đánh dấu tất cả mục trong brochure không?
Chỉ cần dấu nổi bật ở các mục người nghe sẽ mở hoặc quay lại trong buổi. Các mục còn lại có thể dùng tiêu đề bình thường. Thử tìm mục chính khi nhìn lướt để xem dấu có đủ khác biệt không.
Nếu người trình bày dùng hình khác bản in thì dẫn thế nào?
Gọi đúng tên mục và chỉ rõ người nghe cần xem hình nào trong bản in. Nếu hai hình khác nhau ở chi tiết sẽ được giải thích, đối chiếu trước để tránh yêu cầu người nghe tìm chi tiết không có trên tài liệu.
Anh/chị cần in brochure dùng khi thuyết trình, hãy gửi file và danh sách mục cần dẫn qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ kiểm bố cục.